Если вы используете автомобиль — или любой другой транспортный средство — в деятельности вашей компании, он, возможно, является одним из ваших важнейших рабочих инструментов. Точно так же расходы, связанные с вашим транспортным средством и поездками на нем, являются одним из важнейших аспектов, которые необходимо должным образом документировать в рамках вашей деятельности.
Если вы уже пользуетесь нашим сервисом по регистрации индивидуальных предпринимателей или только заинтересовались им, вам следует обратить внимание на перечисленные ниже моменты, чтобы ваш автомобиль был учтен в бухгалтерском учете таким образом, чтобы вы могли извлечь из этого максимальную выгоду.
Добавление информации об автомобиле
Добавьте данные о своем автомобиле в приложение в разделе «Данные об автомобиле» (находится в меню). Укажите в данных регистрационный номер автомобиля, долю использования автомобиля для служебных поездок (более или менее 50 %), а также документ на автомобиль.
Если вы приобрели автомобиль более года назад, приложите в качестве документа оценку стоимости автомобиля. Оценку стоимости можно получить в любом автосалоне или, например, на интернет-сервисе Alma Ajo. В оценке стоимости должны быть указаны регистрационный номер автомобиля, оценочная стоимость (сумма в евро), показания одометра на момент оценки, а также дата оценки. Эту информацию можно получить, например, в сервисе Alma Ajo в разделе «Хронология».
Если вы приобрели автомобиль менее года назад, приложите в качестве документа договор купли-продажи или договор о рассрочке платежа. В этом документе должны быть указаны регистрационный номер автомобиля, дата покупки, а также цена покупки в евро.
Какие преимущества дает использование автомобиля?
Это зависит от того, насколько часто вы используете свой автомобиль для служебных поездок. Таким образом, указанная выше информация об интенсивности использования автомобиля является важной.
Если вы используете свой автомобиль более чем на 50 % для служебных поездок, то есть на нем совершается больше поездок в интересах компании, то с точки зрения налоговых органов ваш автомобиль считается транспортным средством, принадлежащим вашей компании. В этом случае в ежегодной налоговой декларации в качестве расходов учитывается ваш автомобиль, а также связанные с ним расходы, такие как топливо, мойка и техническое обслуживание.
Если вы используете свой автомобиль для служебных поездок менее чем на 50 %, то есть в основном используете его в личных целях, то с точки зрения налоговых органов ваш автомобиль считается личным транспортным средством. В этом случае в ежегодной налоговой декларации необходимо указать суммы компенсации за пробег в соответствии с вашим журналом учета пробега.
Важную роль играет журнал учета поездок, в котором определяется соотношение между служебными и личными поездками. Эта информация необходима для выполнения требований Налогового управления.
Ведение журнала поездок
Расходы, связанные с вашим транспортным средством, можно вычесть только в том случае, если вы вели журнал учета рабочего времени в соответствии с инструкциями налоговой службы. Если вы много ездите, ведение журнала поездок может показаться большим трудом, но возможные доначисления налогов (штрафы) или другие проблемы, связанные с налогообложением, наверняка покажутся вам еще большим бременем.
О каждом отдельном рабочем времени необходимо записывать следующую информацию
- Время начала и окончания поездки (дата и время)
- Место начала и окончания поездки, а также, при необходимости, пройденный маршрут (точные адреса)
- Пройденные километры
- Цель поездки
- Показания одометра в начале и в конце поездки
- Информация о водителе автомобиля
- Пробег автомобиля за год
Формат журнала учета поездок можно выбрать по своему усмотрению. Вы можете записывать данные от руки в блокнот, в таблицу Excel на компьютере или использовать, например, специально разработанное для этого приложение. Наш фаворит — приложение под названием Driversnote, которое избавит вас от большого объема ручной работы.
Как предприниматель, вы обязаны хранить журналы учета рабочего времени не менее 6 лет.
Расходы на автомобиль в налоговой декларации
Срок эксплуатации автомобиля, как правило, превышает 3 года, а его стоимость — 1 200 евро. По этой причине в налоговой декларации автомобиль указывается с годовой амортизацией не более 25 %. Таким образом, стоимость приобретения (автомобиля) распределяется по годам.
Когда остаток расходов (оставшаяся стоимость) составляет 1 200 евро или менее, его можно списать сразу.
Примечание для водителей
Driversnote — это приложение для ведения журнала поездок, которое значительно упростит вашу повседневную жизнь. Вам нужно всего лишь нажать «Старт» в начале рабочей поездки и «Стоп» в конце — приложение позаботится обо всём остальном. Отслеживайте только рабочие поездки, не регистрируйте личные поездки в приложении вообще. Доля личных поездок рассчитывается как разница между зарегистрированными рабочими поездками и общим количеством километров. Поэтому также вводите показания одометра в приложение.
После того как вы в течение всего года вели учет рабочего времени, осталась только одна задача. Составьте отчет о времени работы за весь год. Этот отчет необходимо хранить не менее 6 лет. Укажите количество километров, указанное в отчете, в анкете для налоговой декларации, которую мы всегда высылаем вам в начале года.
Pro Driversnoten Pro стоит 11 евро в месяц, но через нас вы можете получить приложение со скидкой 20 %.
- Войдите или создайте учетную запись Driversnote по этой ссылке, чтобы активировать скидку.
- Свяжитесь с нашей службой поддержки в разделе «Запросы на поддержку» приложения, чтобы получить пригласительную ссылку, по которой вы сможете присоединиться к команде Truster
Традиционный журнал поездок
Если приложения не для вас, вы также можете скачать бесплатный журнал поездок, который можно заполнять в электронном виде или, по-старинке, распечатать и заполнять от руки.
Независимо от того, вводили ли вы данные в журнал учета пробега на компьютере или записывали их от руки в течение всего года, сообщите нам годовой пробег через форму налоговой декларации. Мы не просим вас предоставлять журналы учета пробега. Храните их у себя не менее 6 лет на случай, если налоговая служба захочет их проверить.